01اكتب ملخصاً موجزاً للمسألة
اشرح الوضع في بضع فقرات: من الأطراف المعنية، وما الذي حدث، وأين وقعت الأحداث الرئيسية؟ ميّز بين دولة إقامة الشخص والدولة التي توجد فيها الشركة أو العقار أو الاتفاقية أو التي تجري فيها الإجراءات. لا يلزم أن تحدد بنفسك القانون الواجب التطبيق قبل اللقاء.
- دوّن أسماء الأشخاص أو الجهات الرئيسية وصفة كل منهم.
- اذكر الدول المرتبطة بالمسألة، ووضّح طبيعة كل ارتباط.
02حدد ما تريد فهمه
افصل بين النتيجة التي ترغب في الوصول إليها والأسئلة التي تحتاج إلى مساعدة في بحثها. فقد يكون هدفك فهم اتفاقية، أو مناقشة الرد على خطاب، أو مقارنة الخطوات المحتملة. رتّب سؤالين أو ثلاثة حسب الأولوية حتى يبقى النقاش مركزاً ويمكن تناوله خلال الوقت المتاح.
- ما الذي سيجعل هذا اللقاء مفيداً بالنسبة إليك؟
- ما القرارات التي يمكن تأجيلها، وما الذي يبدو عاجلاً؟
03اجمع التواريخ والسجلات الأساسية
أعدّ تسلسلاً مختصراً للأحداث، واختر المستندات التي توضحها. احتفظ بأي خطاب أو إشعار أو رسالة يرد فيها تاريخ لاتخاذ إجراء. انقل العبارة كما وردت بدلاً من تفسير أثرها بنفسك. وإذا لم تكن متأكداً من تاريخ ما، فبيّن أنه تقريبي.
- احتفظ بالملفات الأصلية، وأعدّ نسخاً للعمل بأسماء واضحة.
- أضف ملاحظة قصيرة توضح ما يبيّنه كل مستند اخترته.
04رتّب التفاصيل العملية
تأكد من موعد اللقاء والمنطقة الزمنية ومدته المتوقعة واللغة المفضلة، وما إذا كنت تحتاج إلى ترجمة شفوية. اسأل عن طريقة تقديم المستندات وأسماء الحاضرين. وفي اللقاء عن بُعد، اختبر الاتصال واختر مكاناً تستطيع فيه مناقشة المعلومات الشخصية دون أن يسمعك الآخرون.
- استوضح رسوم الاستشارة وما تشملها.
- اسأل عن السجلات المفيدة قبل إرسال مجموعة كبيرة من الملفات.
05اختتم اللقاء بقائمة مكتوبة للخطوات التالية
دوّن أثناء المناقشة التوضيحات والأسئلة التي بقيت دون إجابة وأي معلومات إضافية طُلبت منك. وقبل انتهاء اللقاء، تأكد من فهمك للخطوات التالية. احتفظ بملخصك الشخصي منفصلاً عن أي مشورة مكتوبة تتلقاها، حتى لا يختلط فهمك الخاص بصياغة المحامي.
- سجّل المسؤول عن كل مهمة والتاريخ المتفق عليه لإنجازها.
- استوضح ما إذا كان قد تم الاتفاق على عمل إضافي، وكيف سيُؤكَّد ذلك الاتفاق.
إرشادات عامة للتحضير. لا تحدّد هذه الصفحة الحقوق القانونية أو المهل أو القانون الواجب التطبيق.